Si diriges una pequeña empresa, normalmente no necesitas un ATS complejo. Lo que sí necesitas es un sistema simple para guardar candidatos, avanzar por etapas claras, y colaborar con tu equipo sin perder decisiones en cadenas de mensajes.
En esta guía te comparto un proceso de contratación paso a paso y cómo ejecutarlo con el ATS integrado de 1Way Interview: base de candidatos, estados (pipeline), comentarios del equipo, scorecards y notificaciones automáticas.
Preguntas Clave sobre ATS (Pequeñas Empresas)
- ¿Vale la pena pagar por un ATS separado? ¿O es complejidad innecesaria?
- ¿Dónde guardo mi base de candidatos? Google Sheets, Indeed, email… ¿qué no se rompe en 6 meses?
- ¿Cómo reactivo candidatos antiguos? Si vuelvo a contratar el próximo año, ¿podré encontrarlos?
- ¿Cómo alineo a mi equipo? ¿Cómo hacemos evaluaciones consistentes y comparables?
- ¿Cómo mantengo un buen Candidate Experience? ¿Puedo notificar automáticamente cuando cambian de etapa?
La Realidad: Sheets, Indeed… y Candidatos que se Pierden
Muchas pequeñas empresas usan Google Sheets o dejan candidatos dentro de los job boards (Indeed/LinkedIn) y casi nunca los reactivan. El resultado: cuando vuelves a contratar, tu “pool” anterior no está a mano.
El enfoque más simple es guardar la base de candidatos donde ya haces el screening. Si haces entrevistas unidireccionales con 1Way Interview, los candidatos y sus respuestas quedan en tu cuenta y puedes volver a tu pipeline cuando lo necesites.
Proceso de Contratación Paso a Paso (para Equipos Pequeños)
- Definir necesidad y rol: responsabilidades, habilidades y tu regla de decisión (por ejemplo, 80% match + 20% potencial).
- Publicar y atraer: job boards o link directo al screening.
- Screening inicial (video unidireccional): preguntas estandarizadas asincrónicas para comparar candidatos de forma justa.
- Entrevista en vivo: profundiza y evalúa las “5 C”: Capability, Confidence, Concern, Command y Communication.
- Evaluar y decidir: revisa scorecards con tu equipo y decide con la regla 70/30 u 80/20.
- Oferta y onboarding: oferta clara y un onboarding estructurado.
Roles y Responsabilidades (para que la decisión no “derrape”)
- Hiring Manager / Owner (Sponsor): define el rol, la regla 70/30 u 80/20 y toma la decisión final.
- Entrevistadores: evalúan fit y aportan feedback usando el mismo scorecard.
- Admin / HR: coordina invitaciones, soporte técnico y comunicación con candidatos.
Estados (Pipeline) = Proceso Visible
Un pipeline claro convierte “actividad de hiring” en un proceso visible. Un ejemplo simple: Nuevo → En revisión → Entrevista programada → Contratado / Rechazado. Puedes ajustar estados para que reflejen tu proceso real.
Guía práctica (en español) para estados, pipeline y notificaciones automáticas: Gestionar candidatos con el ATS integrado.
Notificaciones Automáticas (sin copiar/pegar emails)
Cuando configuras notificaciones por estado, el candidato recibe un email automático al moverlo en el pipeline. Esto mantiene un Candidate Experience profesional y evita que alguien “se caiga” del proceso.
- Activa notificaciones por estado: decide qué etapas deben disparar un email.
- Edita plantillas: personaliza el mensaje exacto que se envía.
- Incluye logística: agrega un link de agenda o detalles de la entrevista en “Entrevista programada”.
Scorecards: Colaboración Útil, No Solo Opiniones
El problema no es “falta de feedback”; es feedback sin un criterio común. Un scorecard simple convierte opiniones en señales comparables.
Scorecard Práctico (1–5) para Evaluación en Equipo
| Dimensión | Qué observar (evidencia) | 1 | 3 | 5 |
|---|---|---|---|---|
| Capability | Ejemplos reales, herramientas, resultados medibles. | Sin evidencia | Algo de evidencia | Evidencia sólida |
| Communication | Claridad y estructura al responder; explica decisiones. | Confuso | Aceptable | Muy claro |
| Confidence | Seguridad sin arrogancia; cómodo en cámara. | Duda | Equilibrado | Seguro |
| Concern | Cuidado por cliente/equipo; responsabilidad; preguntas buenas. | Bajo | Medio | Alto |
| Command | Prioriza, ejecuta, termina lo que empieza; iniciativa. | Pasivo | A veces lidera | Lidera consistentemente |
Colaboración del Equipo: a Quién Invitar y Qué Compartir
Invita a tu equipo a revisar candidatos, comentar y puntuar con el scorecard. Guía de colaboración (en español): Colaborar con tu equipo de reclutamiento.
Ritmo Semanal (para Contratar sin Perder Velocidad)
- Diario (10 min): revisa “Nuevo”, limpia no-go claros y mantiene el pipeline actualizado.
- 2 veces por semana (30–60 min): reunión de equipo: compara scorecards y decide quién pasa a “Entrevista programada”.
- Después de cada decisión: mueve el estado para disparar notificaciones y mantener comunicación.
- Después de contratar: archiva el proceso, pero conserva la base de candidatos para el futuro.
Conclusión
El mejor software de contratación para pequeñas empresas es el que mantiene tu proceso simple y consistente. Si ya haces screening con entrevistas unidireccionales, tener base de candidatos + estados + scorecards + colaboración en el mismo lugar es la forma más práctica de contratar mejor y más rápido.